kintone導入事例のご紹介 - 今日から始める業務改善 ※サイボウズ、kintoneはサイボウズ株式会社の登録商標です。

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導入事例(1)アイ・システム株式会社

  • 給与明細書の配布、業務報告書の収集、交通費伝票の収集
  • 各種配布資料の掲示にkintoneのクラウドデータベースを活用

経緯

アイ・システム株式会社は、コンピュータ・システムの設計・開発、維持・運用などに技術者を派遣し、お客様の良きパートナーとなることを目指しています。

同社では、関連会社であるNCSサポート&サービス株式会社でクラウドデータベースであるkintoneの取り扱いを始めたことからセキュリティ上リスクのあるインターネットメールではなく、kintoneの活用に着目されました。

システム概要

kintoneの機能を利用して以下のアプリを開発しました。

  • kintoneの基本機能を利用し、ローカルで作成された報告書、伝票類を各社員が管理者宛てに添付アップロードするアプリ
  • kintone APIを利用してローカルフォルダに格納された全社員の給与明細電子データをボタン一つで一括配信を行うアプリ
  • 全社員共有可能な電子データをアップロードするアプリ
kintoneの基本機能・APIを利用して開発したアプリ■ボタン一つで配付資料をアップロード(1)フォルダにデータファイルをセット(2)実行ボタンをクリックするだけ

導入効果と今後の展開

  • 添付ファイルを社員ごとのフォルダへコピーするだけで、間違いなく配信できるため、手作業とチェックの手間が減り、安心して配布できるようになった
  • 多数のメールに紛れて大事な報告書や伝票を見落とすことがなくなった
  • 慣れてきたら他にも様々な文書や業務に拡張していきたい

お客様の声をご紹介

写真

代表取締役社長 今村 静男 様

まだまだ、使い始めたばかりで実感できていないが、月末月初の忙しいときに大幅に事務作業量が軽減でき、楽になった。

現在は正社員のみ提供しているが、今後は契約社員へも適用範囲を広げて作業効率化を図りたい。また、特性を生かした業務への適用を考えたい。

(アイ・システム株式会社ウェブサイト http://www.e-is.jp/

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導入事例(2)NCSサポート&サービス株式会社(弊社社内事例)

  • 交通費、出張申請・出張清算伝票、出張報告書などの業務フローを実現するテンプレートの開発
  • 開発したkintoneクラウドデータベースアプリを自社内で試行運用

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経緯

弊社では、各社員がお客様指定の各作業場所で作業を行っておりますのでこれまで社員はExcel伝票で入力し、印刷・捺印を行い、指定のトレイへ提出し、各社員はトレイ提出前にPDFコピーを行い、本社へ事前に電子データで伝票を送付していました。

弊社は、サイボウズクラウドのアプリ作成サービス基盤である「kintone」を昨年より取り扱いを始めたことからセキュリティ上リスクのあるインターネットメールではなく、クラウド情報共有基盤として「kintone」の活用に着目し、弊社と同様のお客様にも利用できるテンプレートの開発に着手しました。

システム概要

kintoneの機能を利用して以下のアプリを開発しました。

  • 出張申請・精算伝票アプリ
    出張申請・精算伝票アプリ画面写真
  • 出張報告書アプリ
    出張報告書アプリ画面写真
  • 旅費交通費精算伝票アプリ
    旅費交通費精算伝票アプリ画面写真
kintoneアプリなら簡単にできる!社員は交通費・出張費・出張報告書の入力状況の管理、交通費・出張費の請求入力、出張報告書の作成を、管理者は交通費・出張費のチェック、承認又は差し戻しを社内・社外を問わずどこからでも可能!つまり事務作業を大幅削減!

導入効果と今後の展開

  • これまで、各社員がExcel印刷・捺印・PDFコピーメール添付送付し、それを本社事務で再入力していた業務が、kintoneデータベースでの情報共有とワークフロー機能により、ワンライティングで可能となり、社員の事務作業を削減できることが、社内での試行で明らかになりました。
  • 今後は、その他の各種事務伝票(経費精算・勤怠等)への展開、また、APIを利用した既存伝票とkintone連携機能を駆使してさらに事務作業の効率化と新技術への挑戦によりお客さまへのサービス商品の開発と提供を目指しております。

業務部 部長 久保田 昌幸

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導入事例(3)ダイワテック株式会社

  • 見積書、注文書、請求書の既存Excelシートとkintoneとのデータ連携
  • クラウド上のデータベースから、既存のExcelシートにデータを取込み、印刷する

経緯

首都圏を中心に空調設備の工事やメンテナンスを手がけるダイワテック株式会社では、自社でkintoneの導入を行い、受注データなどのデータをクラウドデータベースにて管理するシステムを構築されました。

しかし、お客様へ提出する見積書、注文書、請求書などは決まったフォーマットでの出力が必要で、従来はExcelシートで作成しており、kintone上のデータから手入力するなどの手間が発生していました。このため、弊社にアプリ開発のご依頼をいただきました。

システム概要

NSASでは既存のExcelシートにkintone連携機能を組み込み、対象の注文番号を指定するだけで、関連する帳票をExcelから印刷できるよう、アプリを開発しました。

  • データはクラウド上(kintone)に一括管理
  • 既存のExcelシートに連携アプリを組み込み、計算式などはそのままでkintoneからデータを取り込む仕組みを構築
  • 既存のものを利用することで短期間で開発
既存イメージの帳票をkintoneから印刷

導入効果と今後の展開

  • データをkintoneで一元管理し、帳票は従来通りのExcelで出力することにより、繁忙期の大量の伝票処理を、間違いなく短期間に行うことができました。
  • 今後は、さらに同様のシステムを他に展開していくことを検討されています。

(ダイワテック株式会社ウェブサイト http://web21.jp/

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導入事例(4)株式会社フラットエージェンシー

  • ウィークリーマンションなどの貸室予約データをExcelとkintoneでデータ連携
  • クラウド上のデータベースから、ガントチャート(Excelシート)にデータを取込み、管理する

経緯

京都を中心に、賃貸・不動産・マンスリー・テナント・京町家など、住まい探しをサポートする株式会社フラットエージェンシー殿では、kintoneの導入を行い、ウィークリーマンションの貸室予約状況を管理するシステムをクラウドデータベース上に構築されました。

しかし、kintoneの画面では表現力が乏しく、現行はExcelで実現していた、複数の予約情報をガントチャート形式のカレンダーの上で一覧表示し、さらに日付を指定して空き状況の検索を行いたいとのご要望がありました。このため、kintoneのアプリでJavaScriptを利用してガントチャート化が実現できないかと弊社に開発のご依頼をいただきました。弊社で検討した結果、Excel-kintone連携の機能を用いて、Excelのガントチャートへデータを取り込む方式の方が、JavaScript方式より自由度が高く、従来の操作性でそのまま使えるメリットがあることから、Excel連携方式をご提案し、ご採用いただきました。

システム概要

フラットエージェンシー殿にて、地区マスタ、建物マスタ、部屋マスタなどのマスタ類と、日々の部屋予約や、清掃などの業者作業を含む予約管理データのkintoneアプリを作成され、弊社では、それらのデータをExcelシートに取り込んで、ガントチャート上に一覧表示し、各種の検索ができるアプリを開発しました。

  • データはクラウド上(kintone)に一元管理し、複数の拠点や関連業者から登録可能
  • 既存と同様なExcelシートに連携アプリを組み込み、手慣れたExcelの操作でガントチャートを見ながら様々な条件での検索ができる仕組みを構築
  • データ(kintone)と表現(Excel)を分けることで、自由度が高く表現力の豊かなシステムを
    実現
kintone上の最新データをExcelでガントチャート化

導入効果と今後の展開

  • 従来手作業で作成していたガントチャートがボタン一発で最新データにより作成でき、作業の効率化が図れました。
  • データ登録と、ガントチャートでの一覧管理を分けることで複数担当者による処理が可能となり、データベース化したことで二重登録や作業待ちの発生が抑えられました。
  • 今後は、プロセス機能の導入や、関連業者への入力委託を行うことを検討されています。

(株式会社フラットエージェンシーウェブサイト http://www.flat-a.co.jp/

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導入事例(5)株式会社イー住まい

  • 関係業者との工事情報の共有化により、工事全体(工務店‐業者)で工事品質を向上
  • スマートフォンで工事情報の確認と工事写真登録、及び家履歴情報の管理・活用
  • スペース間データ連携でExcel-kintone連携アドインを活用

経緯

京都で自然素材を使用した、居心地の良い家づくりを提供されている注文住宅会社である株式会社イー住まい殿では、kintoneの導入を行い、注文住宅工事において業者も含めた工事全体の品質管理を行うシステムをクラウドデータベース上に構築されました。

当初は、工事写真管理パッケージの試行等をなされましたが、業者さまにご利用いただけず、サイボウズLiveを利用した工事情報の共有化、工事写真はデジタルカメラ、携帯電話、スマートフォン等の様々な機種による写真データをメールにて入手し、品質管理をされていました。

しかし、工事写真の漏れや、依頼した写真イメージが違っていたりと、品質管理作業に多大な工数を費やされており、何とか漏れなく、正しい工事写真を収集する方法がないかとご相談いただき、弊社で工事品質管理システムをkintone上で構築いたしました。

システム概要

株式会社イー住まい殿にて、工程マスタ、共有マスタ、業者マスタなどのマスタ類を準備いただき、弊社は以下の3点を開発しました。

  1. マスタデータと工事品質仕様ひな形データの管理をおこなうシステムをスペース上に構築しました。
  2. 関係業者との邸別工事の共有の場であるゲストスペース上に関連マスタ情報、品質仕様ひな形データを一からの手入力ではなく、kintoneからExcel上に一旦マスタ最新情報を取り込み、手慣れたExcel操作で邸別個別の品質仕様情報を追加・変更して、登録可能な仕組みを構築いたしました。
  3. 邸別ゲストスペースを利用して、業者の作業担当者は工程別品質仕様と撮影すべき工事写真サンプルをスマートフォンで確認し、そのまま工事写真をスマートフォンで撮影してkintoneに登録できる仕組みを開発いたしました。

これらのシステム運用に伴い、高品質な住宅工事管理をおこない、リアルタイムに工事進捗・品質状況の確認をいつでも、どこでもPCやタブレット、スマートフォン等で確認が可能となりました。

  • データはクラウド上(kintone)に一元管理し、モバイルで参照可能
  • 手慣れたExcel操作で工事品質仕様登録が可能な仕組みを構築
  • 工事完了時、業者はスマートフォンで工事情報確認と工事写真登録が可能
kintone上で工事情報を共有し、工事写真をスマートフォンで登録

導入効果と今後の展開

  • 従来、手作業で工事写真収集のチェック確認をしていましたが、邸別工程別のチェック項目ごとに写真の収集が可能となり、工事品質確認作業の効率化が図れました。
  • 工事品質仕様書の標準化〔ひな形マスタの整備〕に伴い、工事品質の均一化、工事仕様作成作業の効率化が図れました。
  • 引き続き、各業者からの見積・納品・請求情報の登録にプロセス機能を活用し、関連業者も含めた工事全体の事務効率化、社内各種業務の改善を図り、お客さまからの信頼・満足度向上策を推進されています。

(株式会社イー住まいウェブサイト http://www.e-sumai.org/

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導入事例(6)NCSサポート&サービス株式会社(弊社社内事例)

  • 弊社ノベルティサイト「のべる亭」の買い物かごデータをMakeShopよりkintoneへ連携
  • Excel連携による見積〜請求、業者発注書発行のシステムを構築
  • kintoneでの情報共有とワークフロー機能により、ワンライティングで作業を効率化

経緯

弊社通販サイト「のべる亭」では、GMOメイクショップ株式会社製「MakeShop」で通販機能を構築し、ノベルティ製品への名入れ、包装、その他サービスを提供しております。

しかし各サービスの内容は、お客様のご要望を確認してからでないと見積対応ができません。

このため、従来は通販サイトの買い物かごデータをブラウザで1つ1つコピー&ペーストし、サービス情報の見積データを付加した上で見積書を作成しておりました。

この作業を効率化するため、買い物かごデータをkintoneにデータ連携し、さらに弊社のExcel-kintone連携アドインと見積請求テンプレートを活用して、通販サイト⇒kintone連携⇒Excel連携⇒見積〜請求書の発行、および業者向け発注書作成の一連の作業をワークフロー化するシステムを開発しました。

システム概要

kintoneの機能を利用して以下のシステムを開発しました。

  • お客様の注文データをMakeShopの買い物かごからCSV経由でkintoneアプリへ連携
  • サービス見積を付加し、Excel連携で見積請求テンプレートへ取り込み
  • 見積書、請求書をお客様へメール(メールワイズを活用)
  • 発注書を業者へ送付
  • 一連の作業をワークフローで管理

ノベルティグッズ販売サイト のべる亭
お客様の注文データをMakeShopからCSV経由でkintoneアプリへ連携。サービス見積を付加し、Excel連携でテンプレートへ取り込み。見積書、請求書をお客様へメール(メールワイズを活用)し、発注書を業者へ送付

導入効果と今後の展開

  • これまで、ネット注文データを1件ずつコピー&ペーストしてExcelフォーマットの見積書を作成し、印刷、PDFファイルを作成して、それを顧客、業者へ送付していましたが、その業務が、kintoneとデータ連携し、データベースでの情報共有とワークフロー機能により、ワンライティングで可能となりました。
  • 通販サイトでの見積発注・請求業務が、kintoneの活用で作業効率化できることが、社内利用によって明らかとなり、手作業によるミスの削減、作業工数の削減などの効果があがっています。
  • 今後は、その他の各種伝票(注文書、納品書等)への展開、またAPIを利用することにより、kintone連携機能を駆使して、さらに管理資料の作成やデータ分析などの事務作業の効率化と新技術への挑戦により、お客様への新たなサービス商品の開発と提供を目指しております。

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導入事例(7)株式会社フラットエージェンシー

  • 定期清掃業務の一元管理 (管理会社-請負業者)によるチェック作業効率化
  • スマホにより、現場でkintone保守点検チェックリスト、点検前、点検後の写真も登録
  • Excel-kintone連携を利用し、Excelチェックリスト、Excel写真添付資料を自動生成

経緯

不動産会社であるフラットエージェンシー様は家主様と契約している保守サービスとして定期的に物件の清掃業務を行っており、清掃業務作業は指定業者の数社に委託しておられます。

各物件の清掃業務状況の報告を家主様にわかりやすく行うため清掃業務チェックリストと、清掃前、清掃後の写真撮影したものを報告書に張り付けて各業者が報告書を手作業で作成していましたが、

  1. 委託業者の報告書作成業務に手間と時間がかかる
  2. 管理会社として、家主様への報告チェックと整理に時間がかかる

という問題がありました。

このため、すでに導入しておられたkintoneと、Excel-kintone連携アドインを活用して保守点検チェックリストと現場写真を、業者様が現場にてスマホよりkintoneへ入力し、管理会社では、月次報告書作成処理として、Excel連携にてkintoneに登録された各契約清掃現場データをExcelのチェックリスト、写真帳フォームに年月指定で全対象現場の作業報告書を一括自動生成するシステムを構築しました。

システム概要

  • 清掃現場で、スマホから入力できる保守点検チェックリストと現場写真登録のkintoneアプリの作成
  • Excel-kintone連携を用いた、月次報告書とチェック写真帳の自動生成ツールの開発
    定期清掃業務 月次物件報告書作成
  • 見やすいExcel形式の報告書がkintoneデータより自動生成される
    自動生成されたExcel形式の報告書

導入効果と今後の展開

  • 作業分担で清掃業者は清掃業務とチェックリスト、写真をその場で登録でき、管理会社は情報を日々確認しながら一括で報告書が作成でき、月次集中の作業負荷が楽になった(残業削減)。
  • 清掃業者は報告書作成業務から解放され、より多くの物件の対応が可能となった。また、作業予定の各物件の対応状況が管理でき、作業ミス、漏れがなくなった。
  • リアルに複数回ある清掃業務を日々チェックでき、顧客(家主)対応が必要なものは早期に対応できるようになった。
  • 管理会社は作業工数低減でより安価で高品質のサービスを提供できるようになった。
  • 今後はさらに会計業務や勤怠管理業務とも連携させていきたい。

(株式会社フラットエージェンシーウェブサイト http://www.flat-a.co.jp/

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導入事例(8)株式会社イー住まい

  • 構築済みのkintoneによる工事品質管理システムデータを有効活用
  • Excel連携で工程別品質報告書と写真帳を自動作成
  • 品質報告書作成業務の作業分担と省力化(管理部門-担当)
  • 品質報告書提出の時間短縮と顧客満足度の向上

経緯

イー住まい様では、注文住宅の工事情報を登録し、業者様が担当工事の完了した時点で、工事写真を登録する工事品質管理システムをkintone上に構築し、運用されておられます。

工事品質管理システムとして、kintone上の工事単位スペースに各関連業者様からの工程別の工事写真が多数アップされていますが、これまでは、完了した工事の写真を個別にダウンロードし、手作業で張り付けて品質報告書フォームを作成していました。

今回、Excel-kintone連携を利用して、これらのデータをExcelに取得し、品質報告書を自動作成するシステムを開発されました。

システム概要

工事品質管理システムにより、現場からkintoneに取り込まれた作業工程ごとの工事写真を、Excel-kintone連携を用い、品質報告書のフォームへ、データとともに取得し、貼り付けて、完了した工事の品質報告書を一括で自動作成するシステムです。
現場からkintoneに取り込まれた作業工程ごとの工事写真を、Excel-kintone連携を用い、品質報告書のフォームへ、データとともに取得し、貼り付けて、完了した工事の品質報告書を一括で自動作成するシステム

完了した工事スペースのIDとPC側の品質報告書出力フォルダを指定し、工程一覧取得ボタンとEXCEL作成ボタンを押すだけで、帳票が作成されます。

表紙、工程一覧、担当者一覧表とともに、工程別の工事写真が写真帳として出力されます。
工程別工事写真の写真帳

導入効果と今後の展開

  • これまで社員が定時後に事務所へ帰り、残業しながら全体で2週間程度かかって作成していた品質報告書が、わずか10分程度で作成できるようになり、必要に応じて管理者が補足事項の追記をおこない、PDF化して保存するだけとなった。
  • 工事管理者の作業時間が大幅に短縮され、大枠の作業は事務員でできるようになり、お客様のフォローや業者への指導により時間をかけられるようになった。
  • お客様へのタイムリーな報告書の提示が可能となり、今後はさらにサービスを充実させて、お客様から選んでいただける注文住宅工務店を目指す。

(株式会社イー住まいウェブサイト http://www.e-sumai.org/

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記載された商品名、各社製品名は各社の登録商標または商標です。

NSASへのお問い合わせはこちら お電話・FAX 06-6942-0433 受付時間9:00-18:00 メール info@nsas.co.jp
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